Van lead tot facturatie in één gestroomlijnd proces
De aanleiding
Een extern vertrouwenspersoon die je op abonnementsbasis kan afnemen? Dat is het business model van Punt Uit. En tja, als je de abonnementsprijs zo laag mogelijk wilt houden, dan heb je erg veel bedrijven als klant nodig.
Erik en Paul, de eigenaren van Punt Uit, waren véél tijd kwijt aan zaken als: het opvolgen van leads; het opstellen van offertes (en andere documenten); het versturen van onboardingmails en het aanmaken van abonnementen. Was er maar één geïntegreerd systeem waarin het volledige proces - van binnenkomende lead tot gefactureerd abonnement - gestroomlijnd kon worden...
In kaart brengen van de workflow
Zoals bij elk project begint het met het in kaart brengen van de gehele workflow. Van lead tot facturatie. Hieruit bleek dat er veel repetitieve handelingen waren. Goed nieuws: die kunnen geautomatiseerd worden! Het systeem moet makkelijk overgedragen kunnen worden op nieuwe accountmanagers, dit vraagt om gebruiksvriendelijkheid (of het minder sympathieke woord: ‘foolproof’). Te veel gevraagd voor één tool. Gelukkig konden wij er drie combineren.
Oplossingen binnen dit project
Geautomatiseerde opvolging
Websiteformulieren komen automatisch in Pipedrive, waar de juiste persoon de taak toegewezen krijgt deze te bellen. Is er geen nummer beschikbaar? Dan kan er met één druk op de knop een e-mail template verstuurd worden.
Geautomatiseerde offertes
Offerte genereren kost nu slechts 1 minuut. Pipedrive ‘pre-filled’ de offerte namelijk al met de data uit het systeem, waarna met een paar kleine aanpassingen de offerte verstuurd kan worden voor digitale ondertekening. Vervolgens is in real-time zichtbaar of de offerte is bekeken en/of ondertekend.
Geautomatiseerde onboarding
Zodra een deal in Pipedrive als gewonnen wordt gemarkeerd, doet de workflow de rest. Deze automatisering bespaart Punt Uit eenvoudig een kwartier per gewonnen deal. Maar nog belangrijker: het voorkomt fouten en zorgt ervoor dat Erik, oprichter van Bureau Punt Uit, niet langer betrokken hoeft te zijn bij het salesproces.
Het resultaat
Één compleet overzicht
Een compleet zicht op de lopende deals en de automatisering van alle opvolging en administratie handelingen.
Meer ruimte voor nieuwe acquisitie
Door deze efficientieslag kunnen Paul en Erik als eigenaren van Bureau Punt Uit, zich volledig richten op nieuwe acquisitie kanalen
Laten we het over jouw project hebben
Ik laat het je graag zien in een vrijblijvende demo. In 30 minuten laten we je de kracht zien van SmartSuite en hoe jouw organisatie hiervan kan profiteren.
Ik neem binnen 48 uur contact met je op.
Dat kan ook! Plan direct een kennismaking in mijn agenda.
