Voor hetzelfde geld een maatwerk ERP

Over

Alarmrent

Met alarmsystemen en camerabewaking beveiligt Alarmrent dé top 100 bedrijven van Nederland. Zij zorgen voor de bewaking van jouw bouwterrein, leegstaande pand, winkelketen of warenhuis.

CRM

Projectmanagement

Werkbonnen

Uren & planning

Facturatie

De aanleiding

Projectadministratie in een Microsoft Access database, planning in een papieren agenda,de monteurs werden met grote doos documenten op pad gestuurd? Zelfs alle lopende abonnementen werden elke maand handmatig ingeboekt in de administratie. Prima in het jaar 2000, maar niet meer van deze tijd.

Hoog tijd voor een grootschalige digitalisering! Het doel? Efficiënter werken, minder fouten en meer overzicht. Samen met PLTFRM, een Utrechtse scale-up dat de regie van complexe IT-ecosystemen op zich neemt, zijn wij aan de slag gegaan om voor Alarmrent een ERP anno-nu te ontwikkelen.
‍

Cape om en analytisch door het proces heen vliegen

Samen met directeur Govert brachten wij de workflow in kaart. Van lead tot factuur. Al snel werd duidelijk dat er enorm veel tijd verloren ging aan handmatige ‘administratieve’ handelingen: documenten opmaken, mailtjes sturen, opdrachtformulieren opmaken, monteurs inplannen: allemaal (zonder code) te automatiseren. Onze handen jeuken...

Met de welbekende flowchart hadden wij op de eerste dag al de blueprint voor het systeem en de gewenste automatiseringen. Op basis hiervan konden wij accuraat de scope vaststellen en een projectplanning maken. Welke combinatie van tools het beste werkt voor Alarmrent werd hiermee ook snel duidelijk.

Gebruikte tools

Oplossingen binnen dit project

Oplossing 1

Project- en capaciteitsplanning

Planning is tijdsintensief en frustrerend als je geen goed inzicht hebt in de capaciteit van je mensen. Met de overstap naar Airtable als projectmanagementsysteem heeft Alarmrent een overzichtelijke én bovenal flexibele planning gekregen. Werkbonnen kunnen eenvoudig gesleept worden naar een collega en het systeem geeft aan wie daar tijd voor heeft.

Oplossing 2

Werkbon-app

Binnen een week hebben wij met Glide een maatwerk werkbon-app gemaakt voor de monteurs in de buitendienst. Zodra een werkbon is ingepland komt deze bij de monteur in de mobiele app te staan. In de werkbon vind de monteur alle nodige informatie over het project. Ook kan hij noteren hoeveel van welke camera’s zijn gemonteerd en welke toegangscodes daarbij horen.

Oplossing 3

Koppeling met Exact Online

Zodra een monteur een werkbon afvinkt moet er gefactureerd worden. Dat wil zeggen: er moet een verkoopfactuur worden aangemaakt met daarop de uren, kilometers en uren die de monteur gewerkt heeft. Aangezien Alarmrent de boekhouding naar Exact Online had verhuisd, was er de voorkeur ook hierin te factureren. Zodoende hebben wij een koppeling gemaakt met Exact Online.

Oplossing 4

Conclusie van dit project

‍Toekomstbestendig maatwerk systeem

Met een maatwerk ERP anno-nu hoeft Alarmrent nooit meer concessies te doen in haar werkwijze. Geen losse tools of spreadsheets, maar alles in 1 systeem.