Voor hetzelfde geld een maatwerk ERP
De aanleiding
Projectadministratie in een Microsoft Access database, planning in een papieren agenda,de monteurs werden met grote doos documenten op pad gestuurd? Zelfs alle lopende abonnementen werden elke maand handmatig ingeboekt in de administratie. Prima in het jaar 2000, maar niet meer van deze tijd. Hoog tijd voor een grootschalige digitalisering! Het doel? Efficiënter werken, minder fouten en meer overzicht. Samen met PLTFRM, een Utrechtse scale-up dat de regie van complexe IT-ecosystemen op zich neemt, zijn wij aan de slag gegaan om voor Alarmrent een ERP anno-nu te ontwikkelen.
Cape om en analytisch door het proces heen vliegen
Samen met directeur Govert brachten wij de workflow in kaart. Van lead tot factuur. Al snel werd duidelijk dat er enorm veel tijd verloren ging aan handmatige ‘administratieve’ handelingen: documenten opmaken, mailtjes sturen, opdrachtformulieren opmaken, monteurs inplannen: allemaal (zonder code) te automatiseren. Onze handen jeuken...Met de welbekende flowchart hadden wij op de eerste dag al de blueprint voor het systeem en de gewenste automatiseringen. Op basis hiervan konden wij accuraat de scope vaststellen en een projectplanning maken. Welke combinatie van tools (<jargon> tech-stack </jargon>) het beste werkt voor Alarmrent werd hiermee ook snel duidelijk.
Oplossingen binnen dit project
Project- en capaciteitsplanning
Planning is tijdsintensief en frustrerend als je geen goed inzicht hebt in de capaciteit van je mensen. Met de overstap naar Airtable als projectmanagementsysteem heeft Alarmrent een overzichtelijke én bovenal flexibele planning gekregen. Werkbonnen kunnen eenvoudig gesleept worden naar een collega en het systeem geeft aan wie daar tijd voor heeft.
Werkbonnen
Zodra een werkbon is ingepland komt deze bij de monteur in de mobiele app te staan. In de werkbon vind de monteur alle nodige informatie over het project. Ook kan hij noteren hoeveel van welke camera’s zijn gemonteerd en welke toegangscodes daarbij horen. De werkbon app, gebouwd in Glide.
Koppeling met Exact Online
Zodra een monteur een werkbon afvinkt moet er gefactureerd worden. Dat wil zeggen: er moet een verkoopfactuur worden aangemaakt met daarop de uren, kilometers en uren die de monteur gewerkt heeft. Aangezien Alarmrent de boekhouding naar Exact Online had verhuisd, was er de voorkeur ook hierin te factureren. Zodoende hebben wij een koppeling gemaakt met Exact Online.
Conclusie van dit project
Een enorme efficientieslag
Voor hetzelfde bedrag dat de implementatie van een bestaand ERP zou kosten hebben wij een maatwerk systeem ontwikkelt dat perfect aansluit bij de processen van Alarmrent en alle administratieve handelingen automatiseert.
Volledige digitalisering van processen
En omdat alle processen van Alarmrent nu digitaal verlopen, heeft Govert nu veel meer zicht op wat er speelt en hoe het bedrijf er financieel voorstaat.
Een soepel projectverloop
Ook zijn we zeer te spreken over de regie van PLTFRM binnen dit project. Hun expertise in compexe IT-projecten heeft geleid tot een zeer soepel project waarbij de verwachtingen van beide kanten continu in lijn lagen.
Laten we het over jouw project hebben
Ik laat het je graag zien in een vrijblijvende demo. In 30 minuten laat ik je de kracht zien van SmartSuite en hoe jouw organisatie hiervan kan profiteren.
Ik neem binnen 48 uur contact met je op.
Dat kan ook! Plan direct een kennismaking in mijn agenda.
